Sau khi đã lập xong đơn hàng ở trạng thái Y/C báo giá, người dùng sẽ tiến hành xử lý đơn hàng bằng cách thao tác sau:

Tại màn hình đơn hàng, bấm nút GỬI QUA EMAIL để mở form gửi mail gửi yêu cầu báo giá cho NCC.

Tại đây, hệ thống sẽ tự động lấy ra thông tin của NCC có trong đơn hàng vào mục người nhận, gợi ý nội dung mail theo mẫu đã có sẵn và gắn báo giá dạng PDF vào mail. Người dùng có thể sửa hay bổ sung các thông tin này nếu muốn. Sau đó bấm nút GỬI tại màn hình gửi mail để tiến hành gửi mail này cho NCC và chuyển trạng thái đơn hàng sang Y/C báo giá đã được gửi. Người dùng vẫn có thể sửa lại đơn hàng và gửi lại email cho NCC đến khi nào đạt được sự thống nhất với nhau.

Sau khi NCC đã gửi lại báo giá theo yêu cầu và đã được thống nhất giữa 2 bên, người dùng bấm nút XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG để thực hiện xác nhận và chuyển trạng thái đơn hàng sang Đơn mua hàng.

Đối với đơn hàng sau khi được xác nhận, hệ thống sẽ tự tạo ra một phiếu nhập kho ở trạng thái Sẵn sàng mà không cần thông qua shipment và gắn vào đơn hàng. Tuy nhiên phiếu này sẽ không có thông tin về số lô/lot và số lượng nhập kho của sản phẩm.

Bước 1: Nhập kho.

+ Người dùng bấm vào phiếu nhập kho được gắn vào đơn hàng hoặc bấm vào nút NHẬN SẢN PHẨM trên đơn hàng để mở phiếu nhập kho.

+ Bấm SỬAvà nhập số lượng hoàn thành. Đối với các sản phẩm được quản truy vết theo lô/lot, người dùng cần nhập thêm số lô/lot tương ứng của sản phẩm. Thực hiện lần lượt: bấm vào biểu tượng chi tiết tại mỗi dòng sản phẩm >> bấm thêm một dòng và nhập các thông tin số lô/sê-ri, số lượng hoàn thành (người dùng có thể thêm nhiều dòng nếu sản phẩm nhập về có nhiều lô/lot) >> bấm XÁC NHẬN.

+ sai khi XÁC NHẬN việc nhập kho đã hoàn tất. Đơn nhập/ phiếu nhập chuyển sang trạng thái hoàn thành

Bước 2: Lên hóa đơn công nợ: Sau khi đã hoàn thành việc nhập kho, người dùng thực hiện lên hóa đơn công nợ với NCC bằng cách bấm nút TẠO HÓA ĐƠN trên đơn hàng.

Hoá đơn mới tạo sẽ ở trạng thái nháp

Nếu các thông tin trên hoá đơn là đúng, chọn xác nhận để lên công nợ.